1. Datenschutz auf einen Blick

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website und im Rahmen der Vermietung ist:
Marvin Ott
Private Immobilienverwaltung
Waldweg 2
34308 Bad Emstal
E-Mail: datenschutz@ott.immo

Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung.
• Berichtigung oder Löschung dieser Daten.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (insbesondere bei berechtigtem Interesse).
• Datenübertragbarkeit.
• Widerruf Ihrer Einwilligung (sofern eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht).

Beschwerderecht: Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Hosting & Sicherheit

Hosting & Logfiles

Unsere Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters in Deutschland verarbeitet. Hierbei werden technisch notwendige Daten (Logfiles wie IP-Adressen, Browserdaten, Zugriffszeiten) erfasst, um den sicheren Betrieb der Seite zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Verzicht auf Tracking-Cookies

Wir respektieren Ihre Privatsphäre. Auf dieser Website werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies (z.B. Google Analytics, Facebook Pixel) eingesetzt. Es kommen lediglich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies) zum Einsatz, die für den sicheren Betrieb der Seite und der Formulare erforderlich sind. Ein Einwilligungs-Banner (Cookie-Banner) ist daher nicht erforderlich.

3. Verarbeitung von Mieter- und Interessentendaten

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Mietinteressenten und Mietern zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse, z.B. Bonitätsprüfung oder Auswahl geeigneter Mieter).

Speicherdauer & Löschfristen

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Abgelehnte Mietinteressenten: Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Vergabeverfahrens/der Absage gelöscht (Zweck: Nachweis im Rahmen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes AGG).
• Bestandsmieter: Vertragsdaten werden für die Dauer des Mietverhältnisses und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. steuerrechtlich 10 Jahre) gespeichert.

Kategorien von Empfängern (Software & Dienstleister)

Zur effizienten Verwaltung nutzen wir spezialisierte Softwareanbieter und Dienstleister. Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist und wir mit den Anbietern Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen haben.

Wir nutzen Dienstleister aus folgenden Kategorien:

• Immobilienverwaltungssoftware (Kaufmännische Verwaltung, Serverstandort: Deutschland).
• Cloud-Speicher & Dokumentenmanagement (Digitale Aktenführung, Serverstandort: EU).
• Formulardienste (Digitale Selbstauskünfte/Schadensmeldungen, Serverstandort: EU).
• Handwerker & Versorger (Nur bei konkretem Auftrag zur Instandhaltung oder Versorgung).

Hinweis zu sensiblen Daten

Bitte senden Sie uns über Kontaktformulare oder per E-Mail unaufgefordert keine besonders sensiblen Daten (z.B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen), es sei denn, diese Informationen sind für das konkrete Mietverhältnis zwingend erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

4. Besondere Kommunikationstechnik

Kommunikation via WhatsApp

Zur unkomplizierten Kommunikation bieten wir die Möglichkeit an, uns über den Messenger-Dienst WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Irland) zu kontaktieren.

• Freiwilligkeit: Die Nutzung von WhatsApp erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis. Wir werden Sie niemals von uns aus über WhatsApp kontaktieren, um vertragsrelevante Daten abzufragen, sofern Sie uns nicht zuvor über diesen Kanal kontaktiert und damit eingewilligt haben.
• Datenübermittlung: Bitte beachten Sie, dass WhatsApp Daten (u.a. Metadaten der Kommunikation, IP-Adresse) an den Mutterkonzern Meta Platforms Inc. in die USA übermittelt. Die USA gelten datenschutzrechtlich als Drittstaat. Mit Ihrer Nachricht an uns willigen Sie gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in diese Verarbeitung und Übermittlung ein.
• Sicherheitshinweis: Wir empfehlen dringend, keine sensiblen Daten (z.B. Bankdaten, Gesundheitsdaten, Mietschulden) via WhatsApp zu versenden. Nutzen Sie dafür bitte E-Mail oder den Postweg.

KI-gestützte Telefonassistenz

Um die Erreichbarkeit für Mieter und Interessenten zu verbessern (z.B. bei Notfällen oder Terminvereinbarungen), nutzen wir einen KI-Sprachassistenten. Wenn Sie uns anrufen, kann das Gespräch von einem automatisierten System entgegengenommen, transkribiert und zusammengefasst werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an Erreichbarkeit und effizienter Anliegenbearbeitung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung).

Immobilienportale

Daten, die Sie über externe Portale (z.B. ImmoScout24, Kleinanzeigen) an uns senden, unterliegen zunächst den Datenschutzbestimmungen dieser Portale, bevor sie in unsere Systeme übernommen werden.

5. Lokale Einbindung von Schriftarten

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts. Diese sind lokal auf unserem Server installiert. Beim Aufruf unserer Seite wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern hergestellt. Es findet keine Datenübertragung an Google statt.

Stand: Dezember 2025